zelfstandigen.be

Fiscaal aftrekbare (representatie)kosten

| 1 Reactie

Zelfstandige ondernemers moeten hun fiscaal aftrekbare kosten bewijzen. Dat geldt ook voor alle representatiekosten. Wat zijn representatiekosten en in welke mate zijn zij aftrekbaar?

Er bestaan regels voor het fiscaal in rekening brengen van kosten. Algemene regels maar ook specifieke regels. Dat is het geval bij uitgaven die je als een representatiekost kunt omschrijven. In dat geval zijn de volgende bepalingen van toepassing.

Algemene regel

Aftrekbaarheid representatiekosten = 50 %

Bestaan er uitzonderingen op deze algemene regel? Ja.

Representatiekosten zijn uitgaven eigen aan het onthaal van mensen (klanten, leveranciers, zakenrelaties…) zoals receptiekosten, traiteur, dranken, voedingswaar, rookartikelen, bloemen, huur decoratiemateriaal en het inzetten van een miss bijvoorbeeld.

Vroeger was het gebruikelijk dat ook persoonlijke verzorging in rekening werd gebracht. Een mooi voorbeeld hiervan is de aankoop van een kostuum (of kleed). Dat kan ondertussen niet meer tenzij het om specifieke beroepskledij gaat (denk aan de miss van daarnet).

Volledigheidshalve vermelden we dat je een onderscheid moet maken tussen de aftrekbaarheid van een representatiekost, relatiegeschenk en een restaurantbezoek. Zowel in de personen- als in de vennootschapsbelasting.

Binnen de categorie van de representatiekosten, zijn dit de uitzonderingen op de algemene regel. Dat wil zeggen dat de volgende uitgaven volledig aftrekbaar zijn.

  • Jaarlijkse personeelsreceptie (vaker enkel bij pensionering)
  • Demonstratie- en degustatiekosten van eigen producten
  • Versiering en inrichting van bedrijfslokalen
  • Autocarreizen voor potentiële klanten van en naar de zaak
  • Kosten voor een handelsbeurs, modeshow, promotie…
  • Business-seats en loges bij culturele en sportmanifestaties

Wat met de btw?

Geen aftrekbaarheid van btw. De niet-aftrekbare btw mag je in de kosten opnemen. Voorbeeld: onthaalkosten voor een bedrag van 1 000 euro + 210 euro btw.

De berekening doet zich voor als volgt: 210 x 50 % (aftrekbeperking) = 105 euro. Dit bedrag mag je in de kosten opnemen als niet-aftrekbare btw (en waarover je geen belastingen betaalt).

Uitzonderingen op het vlak van btw?

Jazeker. Op het vlak van btw treffen we nagenoeg dezelfde uitzonderingen aan als in de directe belastingen. Voor deze uitgaven geldt een volledige btw aftrek.

  • Receptiekosten voor het personeel met een jaarlijks karakter (tenzij bij pensionering) en voor zover het geheel verzorgd wordt door eigen personeel (geen btw-aftrek indien de receptie verzorgd wordt door een traiteur of restauranthouder)
  • Demonstratie- en degustatiekosten van eigen producten
  • Kosten die verband houden met directe verkoop en publiciteit
  • Versiering en inrichting van bedrijfslokalen
  • Autocarreizen voor potentiële klanten van en naar de zaak
  • Kosten voor een handelsbeurs, modeshow, promotie…
  • Business-seats en loges bij culturele en sportmanifestaties

Tot slot een bijzonder geval

Huwelijksfeesten komen ook in aanmerking als fiscaal aftrekbare kosten. Zowel jouw eigen trouwfeest als dat van de kinderen. Hierbij moet je wel aan de hand van een verdeelsleutel, een onderscheid maken tussen privaat genodigden en zakelijke contacten.

Zamel altijd bewijsstukken in. Dit om de bewijslast ten overstaan van de fiscus te vergroten. Aantekeningen in het gastenboek, foto’s, kaartjes bij geschenken, enveloppen die je ontvangt … zijn goede voorbeelden van bewijsstukken die je kunt inzamelen. Je zou zakelijk genodigden eventueel kunnen vragen om schriftelijk of per e-mail hun aanwezigheid te bevestigen.

Let wel: het gaat om de aftrek van de trouwkosten in de directe belastingen. Niet in de btw. Je kunt de niet-aftrekbare btw wel in de beroepskosten opnemen.

 

Auteur : Peter De Bruyn

Deze auteur is niet langer actief op zelfstandigen.be

Een reactie

  1. Ik ben klant bij tips enadvies onder nr 264292 bij indicator
    Op de site www;zelfstandigen. be /aftrekbare kosten staat er een voorbeeld van een personenwagen die 80% beroepsmatig gebruikt is
    In september 2013 stelde ik de vraag over btw aftrek voor een personenwagen in éénmanszaak die 75% beroepsmatig wordt gebruikt.
    in de btw is die aftrek beperkt tot 50%.de CO2 uitstoot is niet van toepassing bij éénmanszaken , de eventuele niet-aftrekbare btw mag je van de belastingen aftrekken
    vb een personenwagen van 20000 ,00 euro + 4200,00 euro btw, 75% beroepsmatig gebruik

    dus aftrekbare btw is 2100,00 in de btw aangifte. Gezien het bm gebruik
    75% mag je dus van het niet aftrekbaar deel 75% x2100 of 1575,00€ bij uw beroepskosten in de belastingsaangifte voegen.
    Wat heeft tips en advies mij geantwoord? dat gezien mijn bm gebruik 75%was is de btw in eerste instantie beperkt tot 75% en in tweede instantie nog eens herleid wordt tot 50% , dus 4200×75%x50%of 1575,00 voor de btw aangifte
    Ze schreven “de hoofdregel zegt dat de btw alleen aftrekbaar is van het beroepsgedeelte en vervolgens, dit met max 50%

    Dus twee verschillende interpretaties

    mijneerste vraag : hoeveel is nu mijn aftrekbare btw? volgens hun website is dit voor mij 2100,oo voor de btw aangifte en 1575,00 niet-aftrekbare bij de belastingen te voegen, dus bij de waarde auto voor af te schrijven.
    tweede vraag : moeten deze niet-aftrekbare btw (beroepskosten) altijd bij de aankoop gevoegd worden , en dus mee worden afgeschreven, gesteld dat ik op 5jaar lineair afschrijf , is dit dus (20000+ 1575) /5 x75% .
    Mogen die niet éénmalig in de kosten gestoken worden?

Geef een reactie

Verplichte velden *.